シェアオフィスの問題点とは?DX化にも最適な顔認証システムを紹介

Column コラム

働き方改革やDX推進が求められる中、シェアオフィスを利用する方や企業が増えています。シェアオフィスは、初期費用を掛けずに仕事をすぐに開始できる点がメリットです。しかし、多くの人が出入りするため、セキュリティ面で不安を感じている方も多いのではないでしょうか。

シェアオフィスに顔認証システムを導入すれば、セキュリティ面での不安を解消でき、さらにDX化にもつながるメリットがあります。

この記事では、シェアオフィスの問題点と、顔認証を活用した解決方法について解説していきます。DX推進に最適な顔認証システムもご紹介しますので、ぜひ最後までご覧ください。

シェアオフィスとは

シェアオフィスとは、複数の企業・個人がシェアして使う形のオフィスを指します。近年、リモートワーク・テレワークなどの新しい働き方が普及した背景もあり、オフィスのあり方も見直されています。

シェアオフィスは、複数の企業・個人でオフィスを利用する仕組みです。そのため、オフィスを新しく契約する際に必要な敷金・礼金などの高額な初期費用や、賃料・光熱費などを抑えられるメリットがあります。さらに、シェアオフィスを利用している方と交流しやすく、人脈形成などを行いやすくなる点もメリットです。シェアオフィスにはさまざまなメリットがあるため、働く場所の選択肢の一つとして多くの企業で検討されています。

コワーキングスペースとの違い

シェアオフィスは、「コワーキングスペース」と混合されるケースが多く見られます。どちらも「職場をシェアする」といった意味になりますが、利用する目的などで違いが見られます

コワーキングスペースの場合、利用者が交流しやすいようにオープンスペースが多く提供されている点が特徴です。シェアオフィスの場合、個室タイプの部屋も選択できるケースが多く、集中して仕事を進めたいときに最適です。

しかし、シェアオフィスやコワーキングスペースは、各サービスによって形態や利用できる部屋が異なるため、明確な定義はありません。そのため、コワーキングスペースやレンタルオフィスなどを総称して、シェアオフィスと呼ぶ場合もあります。

シェアオフィスでできること

シェアオフィスでできることは、主に下記の3つです。

仕事場所として利用する

シェアオフィスには、仕事で必要なオフィス機器が完備されています。そのため、契約後すぐに仕事を始められる点が大きな魅力です。

来客対応で利用する

シェアオフィスは、顧客や取引先との来客対応として利用するケースも多く見られます。会議室やミーティングルームが設置されているため、急なミーティング・打ち合わせにも最適です。

電話代行や郵便物を受け取ってもらう

シェアオフィスは、電話代行や郵便物受取サービスも利用できます。電話対応や郵便物の受取を代行してもらえれば、別の業務や営業活動などに専念できるようになるでしょう。

シェアオフィスでよく見られる問題点

シェアオフィスは、オフィス契約の初期費用を大幅に削減できたり、他業種の方と交流できたりなど、さまざまなメリットがあります。しかし、出入りする人数が多いため、セキュリティ面で不安を感じてしまう方も多く見られます。シェアオフィスの利用を検討する際には、これから紹介する問題点も事前に把握しておきましょう。

この章では、シェアオフィスでよく見られる問題点について詳しく解説していきます。

人の出入りが多くセキュリティやプライバシーが不安

シェアオフィスは人の出入りが多く、誰が出入りしているかわからない点が課題です。そのため、オフィスに保管しているデータが適切に管理されてるか、流出するリスクはないのかなど、セキュリティ面を心配する方が多く見られます。

そのようなトラブルが起きないようにするには、入退室管理システムなどで、出入りする人を制限する必要があります。シェアオフィスに出入りできる人を制限するためには、なりすましを防ぐ顔認証システムの導入がおすすめです。

また、重要な打ち合わせの内容を聞かれてしまったり、パソコンを覗き見されたりなど、プライバシーの面で不安を感じる方も多く見られます。セキュリティやプライバシーが不安な場合、個室や会議室があるシェアオフィスを利用するとよいでしょう。また、パソコン画面に覗き見防止フィルターを貼っておけば、覗き見は防止できます。

周囲の人の声や音で集中しにくい

シェアオフィスは、周囲の方とコミュニケーションをとりやすいメリットがありますが、周囲の声や作業音などで集中しにくいケースもよく見られます。例えば、集中力が必要な作業を行いたいのに、電話やビデオ通話などで打ち合わせをしたり、自分の近くで共同で作業したりなど、さまざまなケースがあるでしょう。特に静かな場所でしか集中できないタイプの場合、業務の生産性が大幅に下がる可能性があります。

周囲の方の声や作業音などで集中しにくい場合、同じく個室・会議室などを利用するとよいでしょう。また、ワイヤレスイヤホンなどを使用すれば、周囲の声や音を気にせずに作業できるようになります。

シェアオフィスのセキュリティ強化には顔認証システムが最適!

シェアオフィスのセキュリティを強化する手段の一つとして有効なのが、顔認証システムです。顔認証システムとは、カメラで顔を撮影し、事前に登録した顔データとの一致・不一致で本人認証をする技術を指します。

顔認証を有効に活用できれば、シェアオフィスで心配されるセキュリティやプライバシー面のリスクを解決できるでしょう。この章では、シェアオフィスでの顔認証システムの活用方法について解説していきます。

出入りする人を制限・把握しやすくなる

シェアオフィスに顔認証システムを導入すれば、出入りする方を制限・把握しやすくなるメリットがあります。例えば、事前に顔のデータを登録した方のみに利用を制限すれば、シェアオフィスの混雑緩和に繋がり、利用している方の管理もしやすくなるでしょう。さらに、顔認証システムは、個人の顔で認証する仕組みであるため、なりすましなども防げます。

顔認証システムは、非接触で認証できる点も特徴です。感染症対策にも適しており、利用者はカメラに顔をかざすだけでスピーディーに認証を進められます。

鍵を紛失する心配もなくせる

特に人の出入りが多いシェアオフィスの入退館では、すでに入退室管理システムを導入しているケースも多いでしょう。しかし物理的な鍵やICカードを利用している場合、利用者は物理的な鍵やICカードを紛失しないように注意しなければなりません。

シェアオフィスに顔認証システムを導入すれば、物理的な鍵やICカードなどが不要になります。その結果、鍵を持ち歩く手間や、紛失するリスク・心配がなくなります

また、顔認証システムは、顔データを事前に登録した本人しか認証しません。そのため、物理的な鍵やICカードを他人が不正に使うなどのリスクもなくせます。顔認証システムを導入すれば、シェアオフィスのセキュリティレベル向上も実現できるでしょう。

顔認証システムはDX化にもつながる!

顔認証システムは、シェアオフィスのDX化にもつながります。例えば、顔認証システムと入退室管理システムを組み合わせれば、スピーディーかつ高セキュリティな入退室を実現できるでしょう。顔認証システムは、同時に認証できる人数が多い点が特徴です。そのため、人の出入りが多いシェアオフィスに特に適しています。

顔認証システムは、連携できる外部サービスが多い点も特徴です。例えば、勤怠管理システムや受付管理、会議室予約などとも連携できます。自社で利用しているシステムと顔認証システムを上手く組み合わせれば、よりセキュリティレベルを高めたり、利便性を向上させたりと多くのメリットが期待できます。さらに、シェアオフィスのDX化にもつながるでしょう。

顔認証システムを導入する際の注意点

顔認証システムは、製品によって認証精度が変わるケースが見られます。例えば、斜め顔や顔の経年変化、髪型の変化などに対応できないケースも稀にあります。また、極端に明るい場所や暗い場所でも、認証精度が変動するケースもある点は認識しておきましょう。

また、顔認証システムで取り扱う顔データは「個人情報」となります。そのため、顔データの管理方法や運用ルールなどを事前に決めておかなければなりません。例えば、下記の内容のガイドラインを策定しておくと安全に運用を進められるでしょう。

  • 顔データをどのような目的で利用するかを本人に必ず通知する
  • 決められた目的以外で顔データを利用しない

シェアオフィスに最適な入退室管理システム「X-LINE」

アートの「X-LINE(エックスライン)」は、シェアオフィスや学校、病院など、さまざまな場所に設置できる入退室管理システムです。「X-LINE」は、入退室管理やアクセスレベルの設定など、幅広いセキュリティ機能を搭載しています。アクセスレベルを設定する機能は、ゲートごとに利用者の所属などを設定しておき、該当しない利用者は⼊室できないようにする仕組みです。ほかにも、顔認証システムや車両ナンバー認証など、さまざまなタイプの認証リーダーも搭載しています。

「X-LINE」のポイント

先進的な顔認証機能

アートの顔認証リーダーは、マスク検知機能や発熱者抑止機能など、先進的な顔認証機能を多く搭載している点が特徴です。出入りが非常に多いシェアオフィスの認証も、スピーディーに行えます。

監視カメラによる顔認証も可能

X-LINEでは、監視カメラによる顔認証も可能です。オフィス、マンションなどのエントランスに設置した監視カメラが撮影した顔画像と、事前に登録した顔データを照合して、扉を自動で開けられます。マスク・メガネを着用した状態であってもスムーズに認証できる点も魅力です。

豊富な生体認証リーダー

X-LINEは、顔認証だけではなく、手の甲静脈認証や手のひら静脈認証、指静脈認証などにも対応しています。豊富な生体認証リーダーの中から、シェアオフィスに最適なタイプを選べます。

顔認証システムを導入してシェアオフィスのDX化も進めよう!

シェアオフィスは人の出入りが多いため、セキュリティやプライバシーの面で不安やリスクがあります。顔認証システムを導入すれば、シェアオフィスに出入りする方を制限・把握しやすくなるため、セキュリティ面のリスクを軽減できるでしょう。さらに、入退室管理システムや勤怠管理システムなどと連携すれば、利便性の向上やシェアオフィスのDX化を実現できます。

シェアオフィスで簡易的な顔認証システムを設置したい場合は、低コストで導入可能なアートの「EASY FACE イージーフェイス」もおすすめです。EASY FACE イージーフェイスは、電気錠制御盤に接続するタイプの顔認証デバイスとなっています。

また、先ほどご紹介したアートのX-LINEは、シェアオフィスや学校、病院など、さまざまな場所に設置できる入退室管理システムです。顔認証システムなどの高度な認証リーダーも搭載しており、シェアオフィスのセキュリティレベルの向上にも適しています。ぜひ導入をご検討ください。

Q&A

Q:シェアオフィスでよくみられる問題点は何ですか?

A:シェアオフィスは人の出入りが多いため、セキュリティやプライバシーが不安と考える方がよくみられます。ほかにも、周囲の方の声や音で集中しにくい点も問題点の一つです。

Q:顔認証システムのメリットは何ですか?

A:セキュリティレベルの高さが最大のメリットです。顔認証システムは、顔データを登録した本人でしか認証できない仕組みとなっています。シェアオフィスに顔認証システムを導入すれば、出入りする方を制限・把握しやすくなるでしょう。

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